“헤어 업계, 웹 기반 ‘BwiseSoft’ 시스템 도입 잇따라…”

최근 헤어 업계에 디지털 혁신 바람이 불고 있다. 물건의 수주와 발주 및 재고 상황을 통합적으로 관리할 수 있는 Web 기반의 전사적자원관리(Enterprise Resource Planning, 이하 ‘ERP’) 시스템을 헤어 도매회사들이 속속 도입하고 있다. 이 시스템을 도입함으로써 제품의 구매와 판매, 영업 관리 전반의 경영 프로세스가 획기적으로 스마트해지고 있다.
Web과 연동된 ERP 시스템의 개발 및 구축, 유지관리 서비스를 제공하고 있는 업체인 ‘BwiseSoft’(대표 전기원)는 최근 “Beauty Plus와 Hair Plus 양사에 ERP 시스템 구축을 완료했다”고 밝히며, “현재 다른 여러 중견 헤어 기업들의 시스템 구축을 진행하고 있는 중”이라고 밝혔다.
업계에 정통한 관계자는 “극히 일부 대형 업체를 제외하고 이러한 전사적인 온라인 통합 주문 재고 관리 시스템을 운용하고 있는 도매업체가 거의 없었다”고 말하며, “이 시스템 도입으로 주먹구구식 경영방식에서 벗어나, 보다 체계적인 영업 및 재고 관리가 이루어질 수 있을 것”이라고 전망했다.
이 Web 기반 ERP 시스템은 어떠한 기능들을 갖추고 있기에, 주문 수발주관리, 구매관리, 창고관리, 영업관리 등 경영 전반을 획기적으로 개선시킬 수 있는 것일까? BNB는 BwiseSoft사의 협조를 구해 프로그램의 기능을 구체적으로 살펴보았다.

1. 영업사원의 세일즈 오더, 모바일 어플리케이션으로 간단하게

ERP 시스템과 연동된 모바일 앱을 통해 세일즈맨의 영업 처리 프로세스가 대폭 간소화된다. 이제는 세일즈맨이 소매점에서 받은 주문 오더를 넣기 위해 일일이 메모한 후 전화, 카카오톡, 이메일 등을 통해 회사에 따로 연락할 필요가 없어진다. 모바일 앱으로 제품조회, 재고 파악, 주문처리, 수금 처리 등 거의 모든 세일즈맨 업무를 현장에서 원스톱으로 처리할 수 있기 때문이다. 이 프로그램을 이용을 통해 ‘당일 오더, 당일 배송’이 가능하게 되어, 신속한 업무처리로 물건 주문 배송 시간을 대폭 절약하게 된다. 영업 현장에서 소매점 업주와 함께 스마트폰이나 태블릿 PC을 보며 실시간으로 아이템별로 이미지를 포함한 상세한 제품 정보를 조회하고 원 클릭 주문이 가능하다. 헤어 제품의 길이와 컬러 별로 이미지를 볼 수 있고, 해당 제품의 재고 상황을 파악할 수 있어 편리하다. 바코드 스캔만으로도 주문을 할 수 있다. 백오더가 난 제품에 대해서는 해외 공장에서 언제쯤 입고가 되는지도 앱으로 바로 파악할 수 있어. 신속한 백오더 대처도 가능하다. 소매점에서 받은 결제 대금은 현장에서 곧바로 앱을 통해 수금 처리도 할 수 있다. 고객별로 과거 주문 내역과 밸런스가 남은 인보이스에 대한 조회도 가능하다. 아마존 Web 서비스 기반이기 때문에 시스템에 언제, 어디서든 24시간 접속이 할 수 있으며, 인터넷이 안 되는 곳에서 off-line 오더 기능도 갖췄다. 세일즈맨의 직접 방문이 어려운 원거리 뷰티서플라이는 이 시스템과 연동되어있는 도매회사의 웹사이트에 접속해 물건을 직접 오더 할 수도 있다.

세일즈맨의 테블릿 PC와 스마트폰 주문관리 어플리케이션 화면(BwiseSoft 제공)

2. 실시간 세일즈 오더 처리 시스템

영업 현장의 세일즈 오더는 자동으로 이 ERP 시스템에 연동되고, 회사에서는 실시간으로 주문 내역을 확인, 리뷰하여 홀드 또는 승인 처리를 할 수 있다. 세일즈맨으로부터 전화, 이메일, 카카오톡 등을 통해서 주문이 들어오면 영업관리팀에서 추후 수동으로 일일이 입력하던 낡은 방식이 사라지게 된다. 아이템 별로 잠금을 걸어 놓거나 최저 단가를 설정해 놓을 수 있는 기능도 갖추어서, 세일즈맨이 판매 가능한 가격을 알아보기 위해 일일이 회사에 전화를 해서 알아볼 필요도 없어진다. 또 아이템별로 제품 사진, 제품 설명, 재고 상황까지 클릭 한 번으로 간단하게 조회할 수 있다. 또한 선입선출법(FIFO)의 기능을 통해서 제품별로 정확한 원가 관리 및 매출 파악이 가능하다.

아이템 별 재고관리, 원가관리, 주문처리 등 업무 수행을 위한 시스템 화면(BwiseSoft 제공)

3. 스마트한 창고 관리 시스템

스마트 시스템 도입으로 창고의 물류 업무도 대폭 간소화되고 체계화된다. 창고의 Packing Status 애플리케이션은 매 1분마다 자동으로 새로 고침 되어 처리한 모든 Sales order들의 진행 상황을 실시간 파악할 수 있다. 패킹 담당자, 패킹 시작 시간, 패킹 완료 시간, 배송 레이블링 상태 등의 전과정을 한눈에 체크하고 관리할 수 있어 매우 능률적이다. 배송 요금도 절약할 수 있는 기능도 갖췄다. UPS와 Fedex 중 더 저렴한 요금을 자동으로 선택하는 기능도 미리 세팅 되어 있다. 또한 배송 업체의 시스템과 연동해서 현재 배송 상황을 실시간으로 추적할 수도 있다.

창고의 packing status 시스템 화면(BwiseSoft 제공)

4. 빅데이터 활용 등 무한한 기능적 확장성

이 시스템은 Web을 기반으로 하기 때문에 기능적으로 무한한 확장성을 가지고 있다는 점도 빼놓을 수 없는 장점이다. 각 회사마다 원하는 기능을 프로그램에 추가하거나 뺄 수도 있다. 구매부서에서는 공장과 실시간으로 커뮤니케이하고 업무를 공유할 수 있어 효율적이다. 해외 공장에 이 시스템에 접근할 권한을 제공한 후, 선적상황에 대한 정보를 입력하게 만들 수도 있다. 또한 현재 재고가 없는 물건의 입고 스케줄을 영업 현장에서도 실시간으로 파악이 가능하다. 시스템에 입력된 빅데이터 분석을 통해 신제품의 론칭과 구매전략을 세울 수도 있다. ERP 시스템에 저장된 제품 판매 데이터를 분석해 시기별로 잘 팔린 아이템을 파악해서 제품 개발과 구매 관리를 보다 더 체계화할 수 있다. 마지막으로 스마트한 ERP 시스템 도입으로 업무 처리가 보다 신속하고 효율적으로 이루어짐에 따라 인건비 절감 효과도 매우 클 것으로 기대된다.

Business BY Samuel Beom
BNB 매거진 2021년 7월호 ©bnbmag.com